Il s'agit du processus de transfert des documents administratifs qui ne sont plus utilisés des bureaux vers le magasin d'archives intermédiaire à l'aide des calendriers de transfert. Le processus de transfert se déroule selon les règles de conservation qui sont fixées par le calendrier des durées de conservation des documents adoptées par les ministères et les institutions publiques et fixées par le journal officiel de la République tunisienne n ο 82 du 13 octobre 2000 et les tableaux des délais de conservation des documents de la présidence de l'Université qui sont entrés en vigueur conformément à la décision du ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique du 10 Juin 2004 .
L’organisation :
C'est le processus d'organisation des documents (Boites d’archives, registres ...) selon les principes d'archivage afin d'y accéder rapidement en cas de besoin. Le choix a été effectué sur un système d'arrangement en cascade, avec un registre des transferts et un pour les destructions. L'arrangement en cascade permet un contrôle optimal des espaces de conservation.
Mise en étagères
Il s'agit de placer des unités d'archivage de documents (Boite d’archives, registres...) sur les étagères selon une méthode spécifique (vertical ou plat).
Il s'agit d'un processus qui conduit à identifier les documents périssables immédiatement après leur réception ou après une durée précise et à identifier les documents pour la conservation temporaire ou permanente .
Il s'agit d'un processus qui vient après le tri et qui est représenté dans la destruction réglementée des documents administratifs qui sont devenus sans valeur selon les calendriers des périodes de conservation, après avoir obtenu l'approbation du service de la gestion des documents et des archives du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et des archives nationales, en préparant une liste documents préparés pour la destruction et un PV de destruction. Le processus de destruction se fait par une légation des documents en contre une redevance pour la société de recyclage et suivant un contrat avec  l'Université de Sfax (société "Tri" depuis 2012) .
C’est répondre dans les plus brefs délais aux demandes d'accès et de mise en disponibilité dans les plus brefs délais (un jour) en remplissant un formulaire à cet effet .
Le service d'archives de l'Université de Sfax est un lien entre le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique et les institutions qui relèvent de l'université Ã travers :
• Superviser la destruction légale des documents administratifs et aider à appliquer les règles de conservation contenues dans les listes de conservation des documents communes et spécifiques en raison du manque de spécialistes dans le domaine de la gestion des documents et des archives .
• Contribuer à la mise à jour des outils de gestion des documents et archives de l'université et ses établissement .
Documents utiles
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• Loi n ° 57 de 2000 du 13 juin 2000, relative à la révision et à l'achèvement de certains chapitres du magazine Obligation and Contracts,
• Loi fondamentale n ° 63 de 2004 du 27 juillet 2004 relative à la protection des données personnelles,
• Loi organique n ° 22 de 2016 du 24 mars 2016 relative au droit d'accès à l'information
• Décret n ° 1981 de 1988 du 13 décembre 1988, fixant les conditions et modalités de disposition dans les archives actuelles et les archives intermédiaires, triant et détruisant les archives, convertissant les archives et regardant les archives publiques.
• Décret n ° 1993-1451 du 5 juillet 1993, relatif à la responsabilité en matière d'élimination et de garde à l'égard des documents administratifs.
• Décret n ° 2548 de 1998 du 28 décembre 1998 relatif à la révision de l'ordonnance n ° 1981 de 1988 du 13 décembre 1988 concernant les conditions et l'organisation de la disposition dans les archives actuelles et les archives intermédiaires, triant et détruisant les archives, convertissant les archives et visualisant les archives générales.
• Décret n ° 675 de 1999 du 29 mars 1999 relatif à la réglementation des statuts des responsables des documents et des archives.
• Décision du Premier ministre en date du 3 octobre 2000, approuvant les calendriers des périodes de conservation des documents partagés entre les ministères et les institutions publiques.
• Décision du Premier ministre du 29 décembre 2001, approuvant le système de classement des documents partagé entre les ministères et les institutions publiques.
• Circulaire numéro 30 de 2000 du 5 août 2000, relative aux structures de disposition des documents, archives et magasins d'archives transitoires.
• Circulaire n ° 23 de 2001 du 18 avril 2001, relative au transfert, à l'expulsion ou à la destruction de documents publics.
• La circulaire du Premier ministre n ° 4 de 2018 pour le système de messagerie électronique
• Présidence de la circulaire gouvernementale n ° 22 de 2018 sur l'adoption du sceau électronique visuel pour sécuriser les documents administratifs
• La décision du ministre de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique du 10 juin 2004 d'approuver les calendriers de conservation des documents privés.
• Circulaire du Ministre de l'Enseignement Supérieur n ° 37 du 7 mai 2005 relative au système de classification des documents privés.
• Circulaire n ° 46 de 2006 du 17 juillet 2006 relative à l'application du système de classement des documents privés de l'université et des institutions à l'étude.
• Circulaire numéro 26 de 2012 du 08 juin 2012, relative aux procédures de traitement des documents et archives et de création de magasins.
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